Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Năm 2021, thủ tục để công ty nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện của doanh nghiệp thương mại. Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và Thông tư số 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn Nghị định số 11/2016/BCT. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài đơn giản hóa các thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, các công ty luật Việt Nam đã tổng hợp các điều kiện và hồ sơ cần thiết.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

A. Cơ sở pháp lý.

• Luật Doanh nghiệp 2005.
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Thông tư Chỉ thị số 11/2016/TT-BC 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

B. Điều kiện công ty nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

1. Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

2. Công ty nước ngoài được thành lập và đăng ký kinh doanh theo pháp luật của các nước tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc được pháp luật các nước này công nhận.

3. Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 1 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.

4. Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nước ngoài có quy định thời hạn kinh doanh thì thời hạn hiệu lực của Giấy phép phải ít nhất là 01 năm kể từ ngày nộp đơn tại Việt Nam.

5. Hoạt động của văn phòng đại diện: nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.

6. Trường hợp nội dung kinh doanh của văn phòng đại diện không phù hợp với các cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không phải là thành viên của nước hoặc khu vực tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập văn phòng đại diện phải được chấp thuận bởi Bộ trưởng hoặc người phụ trách vụ phụ trách cấp Bộ (sau đây gọi là Bộ trưởng Bộ quản lý đặc biệt phê duyệt).

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói của Việt Á

C. Hồ sơ thành lập.

– Đơn đề nghị công ty nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

– Bản sao được chứng nhận lãnh sự và dịch thuật công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận.

– Văn bản bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện công ty

– Báo cáo tài chính đã được kiểm toán có công chứng hoặc bản dịch công chứng văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc văn bản có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp cho thương nhân nước ngoài hoặc xác nhận, xác nhận sự tồn tại của thương nhân nước ngoài và thương nhân hoạt động trong năm tài chính gần nhất.

– Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (đối với người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (đối với người nước ngoài) của người phụ trách văn phòng đại diện.

– Hồ sơ về địa điểm đề xuất đặt Trụ sở Cơ quan đại diện bao gồm:

• Bản sao hợp đồng thuê trụ sở có công chứng;
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu cho doanh nghiệp thuê thì phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
• Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện của công ty nước ngoài phải tuân thủ các điều kiện của pháp luật Việt Nam về điều kiện an toàn, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các quy định khác.

Lưu ý: Toàn văn đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện phải có chữ ký và đóng dấu của công ty mẹ.

D. Các bước tiến hành thành lập.

Bước 1: Cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thời gian hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu.
Thời gian hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Thông báo mã số thuế đăng ký
Thời gian hoàn thành: 05 – 07 ngày làm việc.

E. Các trường hợp không được chấp thuận.

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty trong các trường hợp sau đây:

– Nhà đầu tư nước ngoài không đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên.

– Theo quy định của pháp luật Việt Nam, thương nhân nước ngoài chỉ được kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm hoạt động.

– Thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục đề nghị cấp Giấy phép cho công ty nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam trong thời hạn 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

– Có căn cứ cho rằng việc công ty nước ngoài thành lập văn phòng đại diện làm phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam. Sức khỏe của người dân miền Nam, tàn phá tài nguyên thiên nhiên, tàn phá môi trường.

– Nộp hồ sơ không hợp lệ, không đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan cấp giấy phép.

F. Hệ thống báo cáo.

Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo hoạt động của năm trước đó về Sở Công Thương theo thể thức do Bộ Công Thương quy định.

Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

G. Thủ tục công ty nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam như sau:

1. Mở tài khoản chuyên chi ngoại tệ và tài khoản chuyên chi ngoại tệ bằng đồng Việt Nam tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và tài khoản chỉ được sử dụng cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

2. Hàng năm, chậm nhất vào ngày 30 tháng 01 của năm tiếp theo, văn phòng đại diện phải gửi Bộ Công Thương (theo mẫu) báo cáo bằng văn bản về hoạt động của năm.

3. Lập sổ quỹ để ghi chép các khoản thu, chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện.

4. Xin giấy phép lao động cho nhân viên nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện (nếu có).

5. Ký kết hợp đồng lao động với trưởng đại diện và nhân viên của văn phòng đại diện.

6. Hàng năm, công ty nước ngoài phải xác nhận tiền lương, thu nhập của trưởng đại diện và nhân viên văn phòng đại diện (theo mẫu).

7. Nộp thuế thu nhập cá nhân, trưởng văn phòng đại diện và bảo hiểm nhân viên (nếu có). Lưu ý khi nộp thuế phải lưu giữ đầy đủ các tờ khai thuế, chứng từ nộp thuế của các cơ quan nhà nước và xác định số thuế thu nhập hàng năm cho trưởng văn phòng đại diện và nhân viên của văn phòng đại diện.

8. Các nghĩa vụ khác theo pháp luật hiện hành.

H. Một số câu hỏi liên quan.

1. Văn phòng đại diện cần lưu giữ những hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình làm việc?

Văn phòng đại diện cần lưu giữ các giấy tờ sau trong quá trình hoạt động kinh doanh: giấy phép kinh doanh; con dấu, giấy chứng nhận mẫu dấu; mã số thuế thông báo thành lập văn phòng đại diện; các hồ sơ, tài liệu hướng dẫn tại phần thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

2. Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam có được ký kết hợp đồng kinh tế không?

Hoạt động của văn phòng đại diện: nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Vì vậy, văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam không được phép ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế.

3. Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có được thu hộ công ty nước ngoài không?

Hoạt động của văn phòng đại diện: nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Vì vậy, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được phép thu tiền của khách hàng là công ty nước ngoài.

4. Đối với công ty nước ngoài không có con dấu thì hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có cần chứng thực lãnh sự không?

Ngoài giấy đăng ký kinh doanh công ty nước ngoài còn phải chứng thực lãnh sự theo quy định. Các tài liệu thành lập được ký và đóng dấu bởi một công ty nước ngoài không yêu cầu chứng thực lãnh sự.

I. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện Công ty Việt Á.

1. Tư vấn tiền thành lập các vấn đề liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

2. Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng công ty nước ngoài tại Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng và quy định của pháp luật.

3. Xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

4. Cấp dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu đăng ký văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.

5. Đăng ký và làm thủ tục cấp thông báo mã số thuế cho VPDD công ty nước ngoài tại Việt Nam.

6. Tư vấn các thủ tục sau để công ty nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

7. Báo cáo Bộ Công Thương và cơ quan BHXH các thủ tục về nhân sự, lao động của VPDD công ty nước ngoài tại Việt Nam.

8. Tư vấn thủ tục pháp lý văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Quý khách hàng quan tâm đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam vui lòng liên hệ Công ty Việt Á để được hỗ trợ trọn gói nhanh chóng và chính xác nhất!